Ervaringscertificaat: Paspoort voor passend werk
Zet leer- en werkervaring zwart op wit
Toezicht voorkomt fraude
Toezicht ontdekt fraude

Kopie ID bewijs

 Situatie:
“Laatst was er bij een examen iemand die pertinent weigerde om een kopie van zijn identiteitsbewijs af te geven aan de examinator. Hem werd de toegang tot het examen geweigerd. Uiteraard kon hij zich wel identificeren.
Betrokken persoon beriep zich op de voorschriften van het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP), die hij ook bij zich had. Het CBP stelt dat er terughoudend moet worden opgetreden ten aanzien van het vragen naar een kopie ID en geeft daarbij een aantal voorbeelden.
Het afgeven van een kopie ID bij een examen staat daar echter niet bij.
In een telefonisch contact met het CPB werd geen uitspraak gedaan, behalve in heel algemene zin wat onvoldoende duidelijkheid gaf. Zij verwezen naar de Examenkamer.”

Vraag aan Examenkamer:
Mag een examenbureau een kandidaat vragen om een kopie ID af te geven, met als consequentie dat ze bij weigering een kandidaat de toegang tot het examen ontzeggen?

Zo ja, waar staat dat en zo nee, welke acties moeten er genomen worden om in dat geval die onterechte eis te stoppen.
Ik ga er van uit dat ik niet degene ben die dit met alle examenbureaus aan zou moeten kaarten. Ongetwijfeld zal ik niet de enige zijn die deze vraag loopt. In "het veld" bestaat veel weerzin tegen het afgeven van een kopie ID.
Met belangstelling zie ik uit naar uw (duidelijke) uitspraak.

Beantwoording Examenkamer:
Naar aanleiding van uw vraag kan ik u als volgt berichten:
Uiteraard is het noodzakelijk om zorgvuldig en terughoudend om te gaan met kopie ID-bewijzen. Niet alleen in het kader van privacy, maar ook in het kader van mogelijke fraude. Een onderwerp dat dus in het kader van examineren zeer zorgvuldig bekeken is. 

Kandidaten nemen op vrijwillige basis deel aan een examen. 
Het afleggen van een examen is bedoeld om bij goed gevolg een diploma of certificaat te verstrekken, hetgeen “een waardedocument” is dat uitsluitend waarde heeft op het moment dat de gegevens identiek zijn aan de gegevens die op een officieel ID-bewijs zijn vermeld. Een diploma in combinatie met een ID-bewijs levert vervolgens in de beroepspraktijk het onomstotelijke bewijs dat de persoon in kwestie geslaagd is, dan wel aantoonbaar gekwalificeerd is. Het ID-bewijs is niet alleen van toepassing om tijdens het examen te borgen dat de juiste kandidaat de examenzaal betreedt, maar ook dat de juiste persoon zijn/haar eigen examenwerk maakt (ID-controle tijdens het examen) en dat het diploma vervolgens van de enige juiste en officiële informatie voorzien wordt.

Omwille van het feit dat het om een waardedocument gaat dat veelal lange tijd van toepassing is (en zeker bij een VCA examen kandidaten toegang verstrekt om tot bijv. een petrochemische plant te worden toegelaten) is het nodig om extra borgingen ook op het kantoor van de exameninstelling mogelijk te maken en feitelijk uit te voeren. Daar zien wij dan ook op toe. Op het kantoor van de exameninstelling zijn immers andere functionarissen met de administratieve afhandeling bezig in het kader van het vervaardigen van het waardedocument op basis van het examenresultaat en zij hebben de kandidaat in kwestie tijdens het examen niet gezien. De kopie-ID is daarmee dan ook een noodzakelijke schakel in het algehele proces om diploma’s te maken en te mogen verstrekken.

De privacy-wet maakt ten aanzien van het mogen innemen van kopie-ID bewijzen dan ook de uitzondering dat indien er “een legitiem doel” gedefinieerd is, dit is toegestaan. Het legitieme doel is het verstrekken van een waardedocument. De privacywet stelt daarna dan nog wel een paar voorwaarden aan de werkwijze en die zijn als volgt gedefinieerd: uitsluitend de relevante informatie mag verzameld/bewaard worden; dat betekent dat het BSN nummer en de foto onherkenbaar dienen te worden gemaakt. (Dit kan ook al door de kandidaat bij aflevering van de kopie worden gedaan).
Verder kan in het kader van mogelijke fraude door de kandidaat zelf ook iets gedaan worden: namelijk door het ID-bewijs op 101-120% te kopiëren waardoor er met de kopie niet meer iets illegaals kan worden gedaan, simpel gezegd omdat het geen originele omvang meer heeft en ook niet meer ongeschonden tot het originele formaat zonder afwijkingen kan worden teruggebracht. Tevens wordt geadviseerd om ID fraude te voorkomen door op het kopie ID-bewijs te zetten waarvoor het bedoeld is met de datum.

Het is dus inderdaad de procedure dat kandidaten in het kader van een examen een kopie-ID bewijs moeten inleveren om aan het examen te mogen deelnemen en het waardedocument te kunnen verkrijgen. Het door examencentra weigeren van kandidaten bij een examen die geen kopie-ID inleveren is dus in het kader van de voorgeschreven procedure terecht.

 

ehcb